¿Cómo optimizar los informes de intervención?

1. ¿Es realmente útil crear fichas de intervención?

Antes de adentrarnos en el detalle de «cómo hacer los informes de intervención», tomemos un momento para saber si crear fichas de intervención sería realmente útil para su actividad. Sería una pena hacer todo esto para nada si no le concierne 😉
Para ello, haremos un pequeño inventario de las ventajas prácticas, las ventajas de negocio y los sectores implicados.

Ventajas prácticas

Aquí tiene una lista, no exhaustiva, de buenas razones para utilizar un parte de intervención para el equipo interviniente:

➡️ Personalización en función de las necesidades del terreno,
➡️ SAT mucho más sencillo de gestionar,
➡️ Posibilidades de alertas y notificaciones instantáneas,
➡️ Técnicos itinerantes con posibilidad de acceder a las fichas,
➡️ Gestión de proveedores y subcontratistas simplificada,
➡️ Operación de mantenimiento más sencilla y rápida,
➡️ Movilidad simplificada con la información de las fichas,
➡️ Instalación y mantenimiento preventivo/correctivo optimizado

Ventajas de negocio

Más allá de que la simplificación del trabajo para los intervinientes sea una de las principales problemáticas para los responsables de mantenimiento o, más generalmente, para la empresa, otras ventajas específicas de negocio enriquecen esta larga lista:

➡️ Rendimiento de los equipos técnicos,
➡️ Datos precisos registrados,
➡️ Posibilidad de seguimiento de los tiempos de intervención,
➡️ Gestión de existencias precisa,
➡️ Responsable de mantenimiento más informado,
➡️ Seguimiento simplificado entre el terreno y los responsables
➡️ Herramienta de gestión accesible para todos,
➡️ Solución de gestión óptima para el servicio de mantenimiento

Sectores implicados

Por supuesto, no hay restricción de sector, simplemente hay sectores más implicados que otros, todo depende de la configuración y los objetivos buscados:

check circle icon Todo tipo de empresas técnicas que realizan instalaciones / mantenimiento / gestión de lugares o equipos para sus clientes. Esto permite una información más detallada y precisa para los clientes, con un seguimiento más sencillo a lo largo del tiempo para el técnico y, por lo tanto, una relación cliente / servicio técnico más satisfactoria.
ej.: mantenimiento, obras, fontanería, electricidad, informática, limpieza, SAT, instalación de máquinas, obra, construcción, frigorista, mantenimiento de sitios sensibles, climatización, calefacción, piscinero, técnico, etc.
check circle icon También concierne a las empresas con un servicio de mantenimiento que cuenta con varios responsables y técnicos de mantenimiento, que deben gestionar varios lugares o una lista considerable de equipos. Esto permite un mejor seguimiento a lo largo del tiempo y una mejor comunicación entre los diferentes servicios.
ej.: cadena de tiendas, superficie comercial, gimnasio, parque de atracciones, oficinas inmobiliarias, sector terciario, gestión inmobiliaria, centro logístico, establecimientos escolares, administración pública, estadios, franquiciados, etc.

2. ¿Cómo redactar un parte de intervención de mantenimiento?

Bueno, estamos convencidos de la utilidad de estos partes de intervención (como si realmente tuviéramos que convencerle 😉)… Bien, ahora entremos en el meollo del asunto: su redacción. Para optimizar sus informes de intervención, el primer punto clave son los datos que figuran en ellos. De forma sintetizada, deben incluir la información relativa al cliente y la relativa a la misión para simplificar el trabajo del equipo interviniente.

Deben figurar en el parte de intervención casi sistemáticamente:

• el lugar: el sitio exacto de la intervención, es la información más importante ya que permite al interviniente desplazarse al lugar y también permite definir las rutas de forma óptima
• los datos de contacto del cliente: el interviniente puede necesitar el nombre y algunos datos de contacto en el lugar, como su número de teléfono o su edificio
• el acceso al lugar de intervención: entrada al edificio, código digital, acceso al sótano, nombre a preguntar en recepción, etc., para optimizar las rutas y no perder tiempo
• la fecha y la hora de la intervención: el parte de intervención debe indicar al menos el horario elegido por el cliente, y si es posible la duración estimada
• la descripción de la intervención: motivo de la intervención (preventiva, correctiva, de seguridad, etc.), con el detalle preciso de las limitaciones específicas, el detalle del lugar o equipo afectado y la urgencia
• el material necesario y pequeños suministros: equipo necesario (llave específica, escalera, ..), piezas de repuesto (especificando el número de salidas), etc.,
• los documentos adicionales adjuntos: plano del sitio, datos del equipo, esquemas, tutoriales, código QR, notas de clientes, fotos, etc.
• el historial cliente / lugar o equipo: informes de intervenciones anteriores y acciones ya realizadas
• los datos específicos de su equipo y empresa: los datos anteriores son los que se pueden encontrar independientemente de la empresa que los redacte. Según los equipos, puede tener información específica que añadir, códigos, abreviaturas, etc., no los olvide.

Después de la intervención, también debe añadir datos adicionales para un seguimiento e informe completo:

• el informe: descripción detallada de las acciones realizadas – razones si hay diferencia con la acción prevista
• fotos: si la intervención lo permite y si aporta información adicional
• las piezas utilizadas: anotar las piezas efectivamente utilizadas durante la intervención
• las recomendaciones: si se recomienda un seguimiento, detallar el plazo, las piezas necesarias y la intervención adicional a realizar
• la factura adjunta: una copia para tener un expediente completo

3. ¿Qué tipo de informe de intervención para su servicio de mantenimiento y su empresa técnica?

Saber qué incluir en el informe es el primer paso del proceso. El segundo paso será definir qué tipo de informe de intervención es necesario para su empresa y, más concretamente, para su equipo.

En primer lugar, hay que distinguir bien dos tipos de actividades:
➡️ la de una empresa técnica, tipo electricidad, fontanería, electrónica, mantenimiento general, etc.
Los informes de intervención sirven en este caso principalmente para el seguimiento de intervenciones y la gestión de clientes. El número de clientes con diferentes ubicaciones puede ser muy elevado con problemáticas muy distintas. Tener informes de intervención servirá en este caso como agente de enlace con los clientes, de historial, pero también de comunicación entre el equipo de campo y/o el equipo de la sede.
➡️ la de un servicio de mantenimiento interno, integrado dentro de una empresa. La particularidad de la herramienta en este caso es más bien poder seguir las instalaciones y los lugares, comunicarse entre los equipos y recopilar datos necesarios para la toma de decisiones, como reemplazar una máquina, rehacer un tejado, etc.

Por lo tanto, al elegir el tipo de informes de intervención, es absolutamente necesario basarse en estos datos; el diseño y la claridad serán extremadamente importantes si debe enviarlo a un cliente, por ejemplo. Y para la empresa internamente, ciertos tipos de datos sensibles pueden registrarse, ya que permanecen dentro de la empresa.
El número de personas en el equipo también puede ser un factor a tener en cuenta, ya que si tiene informes en papel y estos pasan de mano en mano, existe el riesgo de que se dañen o se pierdan. Para un equipo de dos, esto podría considerarse.

4. Plantillas, ejemplos y elección

Para mayor precisión sobre cada modelo, aquí están las principales ventajas o inconvenientes para cada tipo de informe de intervención:

Informe de intervención en papel

Ventajas:
Informe de intervención fácilmente accesible para todas las personas que no se sienten cómodas con las herramientas informáticas, que no tienen las herramientas adecuadas, como un smartphone, o para estructuras muy pequeñas.

Inconvenientes:

• posibles dificultades en la relectura del parte de intervención,
• entrada completa adicional de la factura por separado,
• si tiene un cuaderno de informes, debe circular constantemente entre los intervinientes para ser rellenado según las intervenciones, lo que genera una dificultad de organización adicional y un riesgo de olvido,
• espacio limitado para escribir el informe y las notas, sin posibilidad de añadir fotos, código QR o geolocalización fácilmente
• el archivo y la búsqueda de informes antiguos es muy tedioso y ocupa espacio
• el coste de compra de los cuadernos es un presupuesto considerable,
• y si elige imprimir informes en papel, dado el número necesario, no es muy ecológico,
• además, el coste del papel y la impresora es una carga importante para la empresa,
• y si para una mejor organización los informes de intervención deben ser reintroducidos manualmente, esto puede resultar tedioso,

En resumen, el riesgo de error es muy alto para este tipo de método, puede ser conveniente temporalmente o para una pequeña estructura con pocas intervenciones.

Informe de intervención Excel / Word / PDF

Ventajas:

Es gratuito, excepto la impresión (papel y tinta)

• gratuito, si no se cuenta la impresión y el coste de la licencia,
• la presencia del software en todos los ordenadores,
• la legibilidad de la información introducida,
• la posibilidad de crear fórmulas para rellenar celdas automáticamente y generar la factura.

Inconvenientes:

• posibles dificultades para releer al técnico,
• el envío de una copia al cliente,
• la entrada completa de la factura a realizar,
• el espacio limitado para poner notas,
• el archivo y la búsqueda de partes antiguos (a menos que se digitalicen)
• la entrada post-intervención de la tabla (alto margen de errores y retrasos),
• la dimensión poco colaborativa (la tabla debe compartirse entre el interviniente y el planificador, quien idealmente debería permitirle acceder a ciertas celdas pero prohibirle el acceso a otras),
• la necesidad de formación en caso de un uso avanzado de las funcionalidades de Excel,
• la recogida de la firma en un soporte aparte o a posteriori,
• la exportación a formato PDF y luego el archivo.

Informe de intervención Digital, Desmaterializado

Ventajas:

¡Se acabó el papel y las pérdidas que conlleva! ¡Se acabaron los olvidos o los errores en la transcripción fuera del sitio con Excel!
La información es fiable, legible, completa, explotable y fácilmente accesible en la sede o en el lugar de intervención, con una actualización en tiempo real.

La posibilidad de configurar la herramienta en función de las necesidades de su actividad y de su equipo es un verdadero cambio, adaptado a los procesos internos con, por ejemplo, campos prellenados para facilitar la entrada de datos por parte de los colaboradores, o la posibilidad de optimizar las rutas de los técnicos de campo gracias a la localización y la agenda.

En resumen:
✅ 30% de tiempo ahorrado en la gestión de intervenciones
✅ Fin de la doble entrada, de los documentos extraviados
✅ Herramienta colaborativa para una mejor comunicación entre el equipo de la sede y el de campo
✅ La elaboración de informes, la facturación y la nómina se facilitan, se acabaron los litigios
✅ Fidelización del cliente con una herramienta moderna y transparente

Inconvenientes:

La mayoría de las veces, las herramientas GMAO son de pago, pero los beneficios en tiempo, productividad y fiabilidad compensan con creces la inversión.

⭐️ Es bueno saber: algunas soluciones de gestión de intervenciones ofrecen fórmulas gratuitas pero limitadas en cuanto a usuarios y funcionalidades.

5. Informe de intervención digitalizado Bob! Desk

¡Los informes de intervención de Bob! Desk han sido diseñados por y para técnicos! Con:

✅ campos prellenados
✅ firma in situ de los partes de intervención
✅ actualización en tiempo real de informes y notas
✅ adición de fotos o documentos
✅ agenda integrada para mayor flexibilidad,
✅ fichas de clientes accesibles con un clic
✅ y mantenimiento reprogramable automáticamente,

¡Bob! Desk es la solución para un equipo productivo y clientes cada vez más satisfechos!

¡Descubra todas las funcionalidades pensadas especialmente para usted, la GMAO para empresas técnicas!

Solución escalable, 100% accesible en línea, la GMAO Bob! Desk es una solución SaaS sencilla y moderna, de gestión de mantenimiento correctivo y preventivo para sus clientes, edificios y equipos. Permite procesar eficazmente las solicitudes de intervención, automatizar el mantenimiento, gestionar a los técnicos y seguir los tickets.

Accesible directamente sin instalación, la herramienta está centrada en el usuario, con una plataforma intuitiva y actualizaciones continuas para adaptarse a las necesidades de los clientes. Ya tenga 2 u 850 clientes, Bob! Desk le permite tener una visión exhaustiva de todas las intervenciones correctivas y preventivas, sea cual sea el sector.

Bob! Desk recopila, organiza, automatiza y simplifica todas sus acciones. ¡Gana tiempo, calidad y ahorra!

– Funcionalidad destacada: Diferentes interfaces dedicadas: técnico, proveedores, cliente, contabilidad, pero también una interfaz pública para una entrada más rápida de colaboradores o interlocutores que no necesitan una cuenta.
– Debilidad: Si no tiene en mente simplificar su día a día siendo más eficiente, esto no es para usted 🙂

6. Optimización de los informes de intervención, síntesis

Utilizar los informes de intervención le permitirá optimizar el seguimiento del mantenimiento preventivo o correctivo de sus clientes, y así ofrecer un mejor servicio al cliente.
También permitirá a sus equipos de campo una organización óptima y una mejor comunicación con los equipos de la sede.
Finalmente, para el servicio de contabilidad, la facturación y el seguimiento de los litigios se realizará mucho más fácilmente gracias a los comentarios y firmas.

Para pasar al siguiente nivel, le aconsejamos las GMAO adaptadas a las empresas técnicas, donde la comunicación y la actualización de los informes de intervención se realizan en tiempo real, una edición y firma de los clientes directamente en la aplicación, ¡sin más pérdidas ni retrasos! Además, sus equipos ya no tienen que trabajar fuera del horario laboral para actualizar los datos, y el uso es súper sencillo, lo que permite que todos se sientan cómodos con la interfaz. Tiene acceso ilimitado al historial de intervenciones de los clientes, con fotos, notas y documentos técnicos.

¡En resumen, sus clientes y sus equipos se lo agradecerán!