Ihre Standorte oder Ihre Kunden. Ihre Dienstleister oder Ihre Techniker. Ihre Teams oder Ihre Einsätze. Eine einzige Plattform.
Bob! Desk vereint auf einer einzigen Plattform, was Ihre Teams heute per E-Mail und Excel verwalten. Das gilt für Ihr eigenes Netzwerk ebenso wie für das Ihrer Kunden – vom Kleinunternehmen bis zum DAX-Konzern.
Unsere Kunden
Modular konzipiert.
Standorte
Verwalten Sie alle Ihre Standorte zentral und steuern Sie standortübergreifende Abläufe über eine einzige Oberfläche.
- Vollständige Standortakte: Adresse, Ansprechpartner, Dokumente und automatisch generierter QR-Code
- Klare Struktur nach Standort, Zone und Anlage
- Ausgaben und Kennzahlen je Standort verfolgen.
Anlagen
Verwalten Sie Ihren gesamten Anlagenbestand mit einer detaillierten, erweiterbaren und intelligenten Anlagenakte.
- Anpassbare Akte mit Fotos, Dokumenten und Garantien
- Nachverfolgung der Ausgaben und Leistungskennzahlen pro Anlage
- Garantien, geplantes Austauschdatum und Änderungshistorie
Techniker
Geben Sie Ihren Technikern die richtigen Zugriffsrechte und verfolgen Sie ihre Aktivitäten in Echtzeit.
- Technikerprofile und zugehörige Berechtigungen einfach anlegen
- Verwaltung von Kompetenzen, Einsatzgebieten und Benachrichtigungen
- Aufträge automatisch zuweisen sowie Auslastung und Leistung der Techniker verfolgen
Dienstleister
Steuern Sie Ihr Dienstleisternetzwerk und lassen Sie Aufträge automatisch passenden Dienstleistern zuweisen.
- Kostenfreier Zugang zur Dienstleisterplattform – ohne Schulung nutzbar
- Aufträge anhand von Einsatzgebiet und Kompetenzen automatisch zuweisen
- Leistung und Bewertungen je Dienstleister verfolgen
Benutzer
Passen Sie die Plattform mit einer differenzierten Rechteverwaltung an verschiedene Nutzerrollen an.
- Funktionsumfang je nach Nutzerrolle anpassen
- Serviceanfragen über ein öffentliches Portal stellen
- Sichere Authentifizierung mit SSO
Dienstleisterverzeichnis
Finden Sie Partnerunternehmen direkt in Bob! Desk.
- Partnerunternehmen nach Fachgebiet, Einsatzgebiet oder Standort suchen – national und international
- Partnerunternehmen, die im Umgang mit Bob! Desk geschult sind
- Bewertung und Informationen direkt im Verzeichnis einsehen
Dokumente
Verwalten Sie Ihre Dokumente zentral und stellen Sie sie bei Bedarf bereit.
- Verträge, Garantien, Mietverträge und Berichte den jeweiligen Standorten, Anlagen und Dienstleistern zuordnen
- Eigenes Modul für die schnelle Dokumentensuche
- Vollständige Historie und nachvollziehbare Dokumentversionen
Auftrag
Steuern Sie jeden Einsatz zur Störungsbehebung – von der Meldung über die Zuweisung bis zum Abschluss.
- Serviceanfragen einfach per QR-Code oder über ein öffentliches Portal erfassen
- Serviceanfragen manuell oder automatisch dem passenden Techniker oder Dienstleister zuweisen
- Den Status jeder Serviceanfrage in Echtzeit verfolgen und ihre vollständige Historie einsehen
Bereiche
Organisieren Sie Ihre Aufträge nach Kompetenzbereichen und Unterbereichen, damit sie gezielt bearbeitet werden können.
- Klassifizierung der Anfragen nach Gewerk, Bereich oder technischem Unterbereich
- Automatische Zuweisung an den passenden Techniker oder Dienstleister
- Konsolidierte Übersicht der Aktivitäten nach Bereich
Integriertes Messaging
Kommunizieren Sie direkt mit allen Beteiligten, ohne die Plattform zu verlassen.
- Messaging direkt in jeder Serviceanfrage
- Automatische Benachrichtigungen bei jeder neuen Antwort
- Kommunikationsverlauf im Vorgang gespeichert
Einsatzberichte
Erstellen Sie Auftragserichte und erhalten Sie diese automatisch. Bewerten Sie Ihre Dienstleister.
- Erfassung des Berichts am Ende des Einsatzes
- Automatische Erinnerungen bei fehlendem Bericht
- Bewertung des Dienstleisters bei jedem Einsatz
Warnungen & SLA
Werden Sie bei Fristüberschreitungen gewarnt.
- Zwei Warnstufen: niedrig und hoch
- Einsatzzeiten je Dienstleister und Kritikalitätsstufe nachverfolgen
- 10 Statistiken zur Messung der Dienstleisterleistung
Budgetverwaltung
Erstellen Sie Budgets für alle oder einzelne Standorte und verwalten Sie Ihre mehrjährigen Budgetpläne.
- Verbrauchte, verbleibende und gebundene Budgets in Echtzeit im Blick
- Budgets verwalten und mögliche Überschreitungen frühzeitig erkennen
- Konsolidierter Budgetüberblick nach Standort und Zeitraum
Planung
Automatisieren Sie Ihre wiederkehrenden Einsätze und verpassen Sie keine Frist mehr.
- Zwei Planungsarten: kalenderbasiert oder vorschriftenbasiert
- 17 wählbare Intervalle
- Zuweisung zu einem Standort oder einer Anlage
Kalender
Alle Maßnahmen der vorbeugenden Instandhaltung in einem Kalender anzeigen.
- Bevorstehende, laufende und abgeschlossene Maßnahmen anzeigen
- Nach Standort, Anlage, Techniker oder Dienstleister filtern
- Vorbeugende Instandhaltung nach Standort oder Prüfung anzeigen
Automatische Erinnerungen
Die Plattform erinnert automatisch an anstehende Maßnahmen der vorbeugenden Instandhaltung.
- Erinnerungen bei der Planung, vor Fälligkeit und bei Verzögerungen konfigurieren
- Automatische Benachrichtigungen an die zuständigen Teams
- Alle Maßnahmen im Blick behalten
Berichte
Standardisieren Sie Ihre Kontrollen mit maßgeschneiderten Berichten und Checklisten.
- Anpassbare Berichte/Checklisten
- Berichte von Dienstleistern einbinden
- Vollständige Nachvollziehbarkeit
Verträge
Behalten Sie Wartungsverträge und die zugehörigen Einsatzpläne gemeinsam im Blick.
- Verträge zur vorbeugenden Instandhaltung einbinden
- Vertragsfristen im Blick behalten
- Zugehörige Einsätze automatisch erstellen
Mängel
Leiten Sie aus jeder Prüfung Maßnahmen zur Einhaltung der Vorgaben ab und verfolgen Sie deren Umsetzung.
- Mängel nach drei Schweregraden einstufen
- Manuelle oder automatische Zuweisung
- Mängel mithilfe von KI automatisch erfassen
Schadensakte
Bündeln Sie alle Informationen zu einem Schadensfall in einer Akte.
- Alle Informationen zum Schadensfall in einer Akte
- Anpassbare Abschnitte/Felder
- Vollständige Übersicht bis zum Abschluss
Meldung und Verwaltung des Schadenfalls
Melden und bearbeiten Sie Schadensfälle und behalten Sie den gesamten Vorgang bis zum Abschluss im Blick.
- Schnelle Erstellung der Akte
- Alle Schadensmeldungen im Blick behalten
- Abstimmung mit den Teams vereinfachen
Finanzielle Aspekte
Behalten Sie Kosten, Selbstbeteiligung und Erstattungen für jeden Schadensfall im Blick.
- Verwaltung der Selbstbehalte nach Ursprung
- Ausgaben und Erstattungen nachverfolgen
- Zusammengefasste Kosten je Schadensakte
Instandsetzungsarbeiten
Koordinieren Sie die Instandsetzungsarbeiten nach einem Schadensfall ganz einfach.
- Mit der Akte verknüpfte Einsätze
- Dienstleister direkt anfragen oder mehrere Angebote einholen
- Nachverfolgung der Ausgaben und Entschädigungen
Dokumentenverwaltung
Verwalten Sie alle Dokumente zu einem Schadensfall zentral an einem Ort.
- Angebote, Gutachten, Protokolle und Rechnungen in der Schadensakte zusammenführen.
- Dokumente mit Versicherern und Gutachtern teilen
- Historie und Nachvollziehbarkeit
Rollen
Legen Sie fest, was die Beteiligten in der Schadensakte sehen können.
- Rollen für Mitarbeiter, Dienstleister, Gutachter und Versicherer
- Zugriff nur auf die jeweils relevanten Informationen
- Echtzeitverfolgung
Planung
Planen und verfolgen Sie Ihre Renovierungsprojekte, Los für Los.
- Projekte nach Losen, Unterlosen und Aufgaben strukturieren
- Zeitplan für ein einzelnes Projekt oder projektübergreifend anzeigen
- Drei Möglichkeiten zur Aufgabenvergabe: direkt zuweisen, vorschlagen oder ausschreiben
Anlagen
Ordnen Sie Ihre Arbeiten den betreffenden Anlagen und Standorten zu.
- Zuordnung zu Anlagen/Standorten
- Daten mit den anderen Modulen teilen
- Historie pro Anlage
Mängel
Erfassen und verfolgen Sie Mängel bis zu ihrer vollständigen Behebung.
- Erstellen und verfolgen Sie Ihre Mängel für eine perfekte Ausführung
- Mängelbehebung in Echtzeit verfolgen
- 3 Kritikalitätsstufen und Kommentare
Budget
Steuern Sie das Budget und die Ausgaben jedes Projekts in Echtzeit.
- Angebote/Bestellungen/Rechnungen
- Geplante und beauftragte Kosten im Vergleich
- Warnungen bei Budgetüberschreitungen
Baubesprechungen
Behalten Sie Ihre Baubesprechungen im Blick und dokumentieren Sie jede Entscheidung.
- Baubesprechungen planen und protokollieren
- Nachverfolgung der Maßnahmen
- Informationen mit dem Projektteam teilen
Checkliste
Standardisieren Sie wichtige Arbeitsschritte mit passenden Checklisten.
- Erstellen Sie Checklisten für „Projektvorbereitung“, „Bauphase“ und „Audit vor der Eröffnung“.
- Anpassung für jede Baustelle
- Bearbeitungsstand der Checklisten verfolgen
Sofortige Kostenschätzung
Schätzen Sie die Kosten eines Renovierungsprojekts in 2 Minuten.
- Kostenschätzung auf Basis Ihrer Kostendaten
- Wiederverwendbare Preisdaten
- Szenariovergleich
Planung
Planen Sie Ihre Audits im gesamten Netzwerk ganz einfach.
- Zuweisung zu einem Standort/Techniker
- Wiederkehrende Audits planen
- Übersicht über bevorstehende und durchgeführte Audits
Auditvorlagen
Erstellen Sie Auditvorlagen, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
- Individuelle Auditvorlagen
- An allen Standorten wiederverwendbar
- Standardisierung der Kontrollen
Auditbericht
Generieren Sie automatisch klare und verwertbare Auditberichte.
- Strukturierter Bericht
- Auffälligkeiten kennzeichnen
- Auditberichte sofort teilen
Konformität
Messen Sie die Konformität Ihrer Standorte und vergleichen Sie deren Leistung.
- Erfolgsquoten der Filialen vergleichen
- Entwicklung im Zeitverlauf
- Risikostandorte identifizieren
Maßnahmenpläne
Erstellen Sie aus jeder Auffälligkeit einen Maßnahmenplan und verfolgen Sie dessen Umsetzung.
- Maßnahmenpläne aus Auffälligkeiten erstellen
- Ausgaben für Korrekturmaßnahmen nach Audits verfolgen
- Fortschritt bis zur Behebung verfolgen
Statistiken
Steuern Sie die Qualität an Ihren Standorten auf Basis von Audit-Kennzahlen.
- Erfolgsquote nach Standort und Prüfpunkt
- Entwicklung der Konformität
- Standortübergreifender Vergleich
Eine Plattform für alle Branchen
Einzelhandel
Verkaufsstellen, Shop-in-Shops, Agenturen
Gastronomie
Café, Hotel, Restaurant
Hotellerie
Hotels, Sportstätten
Immobilien
Verwaltung & Facility Management
Gesundheit
Gesundheitseinrichtungen & gemeinnützige Organisationen
Gewerbe
Hauptsitze, Büros, Logistik
Diese Probleme haben wir gelöst
Verpasste Wartungsfristen
„Wir nutzen es täglich, um unsere wiederkehrenden Wartungsarbeiten zu organisieren, anstehende Einsätze zu antizipieren und wichtige Fristen nicht zu verpassen.“
Nicolas G · CMMS-Assistent
Die Hin-und-Her-E-Mails
„Die geteilte Nachrichtenfunktion ermöglicht uns die sofortige Kommunikation mit allen Beteiligten: Servicezentren, Hauptsitz-Team, Dienstleister. Das spart uns wertvolle Zeit.“
Christophe V · Infrastrukturverantwortlicher
Die Ausgaben, die man nicht kommen sieht
„Der Ticketverlauf nach Standort und Gerät bietet uns eine vollständige Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Einsätze und ermöglicht es uns, die kumulierten Ausgaben für jedes Gerät zu verfolgen.“
Nicolas P · Technischer Leiter Frankreich
Die manuell neu erstellten Exporte
„Die anpassbaren Berichte ermöglichen es uns, die benötigten Informationen schnell zu extrahieren, mit einer Präsentation, die auf unsere verschiedenen Ansprechpartner zugeschnitten ist.“
David H · Immobilienverwaltungsbeauftragter
Unseren Kunden mehr Transparenz bieten
„Geben Sie unseren Kunden Echtzeitzugriff, damit sie den Fortschritt der Einsätze verfolgen können.“
Yves-Emmanuel B. · Geschäftsführer
Die verstreuten Informationen
„Die Zusammenfassung der Informationen an einem Ort ist sehr nützlich und erspart das Navigieren an mehreren Stellen, um Informationen zu finden.“
Aida L · Facility Management
Was unsere KI-Agenten können
Diese Funktionen haben wir gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt. Sie sind nahtlos in die Plattform integriert und lassen sich mit einem Klick aktivieren.
Diagnose & Qualifizierung
KI-Agenten ergänzen jedes neue Ticket um Titel, Beschreibung, Dringlichkeit und Lösungsvorschläge.
Verwaltungsassistent
Er formuliert Nachfassnachrichten, fasst Vorgangsverläufe zusammen und empfiehlt den am besten geeigneten Dienstleister.
Kostenoptimierung
Ähnliche Aufträge bündeln, Angebote vergleichen und Kostenüberschreitungen erkennen.
KI-Agenten
Autonome KI-Agenten ordnen Vorgänge ein, fassen nach und koordinieren Aufträge – vom Ticket bis zum Abschluss.
Angebots-/Rechnungsanalyse
Die KI analysiert Ihre Angebote und Rechnungen und erkennt Preisabweichungen sowie auffällige Positionen.
Wiederkehrende Störungen erkennen
KI-Agenten identifizieren Geräte, die wiederholt ausfallen, und warnen, bevor es wieder passiert.
Sparen Sie Stunden. Senken Sie Kosten.
DURCHSCHNITTLICHE REPARATURDAUER
Zwischen der Meldung einer Störung und ihrer Behebung vergeht ein Drittel weniger Zeit.
JÄHRLICHER ROI
Für jeden in Bob! Desk investierten Euro sparen unsere Kunden jedes Jahr das 3- bis 7-Fache.
GESPARTE STUNDEN PRO WOCHE
Zeit, die Ihre Teams bei manueller Dateneingabe und Koordination einsparen.
FÜR DIE TICKETERSTELLUNG
QR-Code scannen, Foto hinzufügen, Problem beschreiben – und jedes Mal den richtigen Arbeitsauftrag erstellen.
DIREKTE KOSTENSENKUNG
Angebote vergleichen, Kostenüberschreitungen erkennen und Verträge besser verhandeln.
BIS SICH DIE INVESTITION RECHNET
In wenigen Stunden einsatzbereit statt erst nach Monaten. Der Nutzen zeigt sich schnell.
Passt in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Bob! Desk lässt sich in Ihre bestehenden Anwendungen und Abläufe integrieren. Ihre Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht, während Ihre Teams wie gewohnt weiterarbeiten.
SSO
Einmalanmeldung über Ihr Unternehmensverzeichnis (SAML, OAuth, Azure AD). Ihre Mitarbeitenden melden sich sicher mit ihrem bestehenden Zugang an.
Offene & dokumentierte API
Eine vollständige und dokumentierte REST-API zur bidirektionalen Synchronisierung Ihrer Daten mit Ihren bestehenden Systemen.
Maßgeschneiderte Integrationen
Unsere Teams binden Bob! Desk nach Ihren Anforderungen an ERP-, Dokumentenmanagement-, Buchhaltungs- und Fachsysteme an.
Unsere Kunden haben ihre Abläufe im Griff.
„Bob! Desk erfüllt perfekt die Bedürfnisse von Le Five. Eine einfache, intuitive CMMS-Software und vor allem ein reaktionsschnelles und sehr eng mit uns zusammenarbeitendes Team, das einen direkten Austausch mit den Mitgliedern des Bob! Desk-Teams ermöglicht.“
Carlos Francisco
Wartungs- & Bauleiter · 30 Komplexe
„Seit der Einführung von Bob! Desk konnte Lapeyre die Verwaltung seiner internen Prozesse optimieren, was zu einer erhöhten Kohärenz zwischen den Teams und einer Steigerung der Effizienz führte. Die Implementierung ermöglichte es uns, Anfragen zu zentralisieren, Silos abzubauen und die operative Reaktionsfähigkeit im Alltag zu verbessern.“
Florence Meuleman
Wartungsleiterin · 132 Filialen
„Bob! Desk entspricht unseren Kriterien in Bezug auf Tickets und präventive Instandhaltung. Mit Bob! Desk kann man auf mehreren Geräten arbeiten: PC, Smartphone und Tablet – sogar über die CMMS-Software-App.“
Vincent Gillet
Leiter Instandhaltung · Industriestandort
„Eine großartige Software zur Wartungsverfolgung! Wir schätzen die Flexibilität des Tools und die Tatsache, dass das Team dynamisch und aufmerksam ist. Wir haben unsere Excel-Dateien aufgegeben und unsere E-Mail-Postfächer entlastet. Ich liebe das Modul zur Validierung von Lieferantenrechnungen.“
Lionel Cazaubon
Wartungsleiter · 160 Boutiquen
„Wir suchten aktiv eine Software zur Einsatzverwaltung für unsere Techniker. Seit der Implementierung der CMMS-Software hat sich die Art der Zusammenarbeit grundlegend verändert. Es ist jetzt effizienter, einfacher und alles läuft vollkommen transparent ab.“
Yves-Emmanuel B.
Mitgründer · 35 Agenturen
„Dank Bob! Desk konnte Age&Vie alle internen Anfragen effizient strukturieren und verfolgen, was eine bessere Reaktionsfähigkeit und Transparenz zwischen den Abteilungen gewährleistet. Es ermöglicht uns, den Austausch zu zentralisieren und die Prozesse in unseren Häusern zu optimieren.“
„Seit wir Bob! Desk zur Steuerung unseres Bäckereinetzwerks (+1000) nutzen, hat unser Wartungsteam an Effizienz gewonnen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, und der Kundensupport ist immer reaktionsschnell und verfügbar. Eine Lösung, die ich ohne Zögern empfehle.“
Lucie Payet
Leiterin digitale Projekte · 1000 Standorte
„Eine einfache und leistungsstarke CMMS-Lösung mit ausgezeichneter Ergonomie. Es ist das Tool, das uns ermöglicht, unsere Wartung zu optimieren und effektiv mit den Restaurants zu kommunizieren. Das Bob! Desk-Team ist aufmerksam und reaktionsschnell. Ich empfehle es!“
Farid Benahji
Facility Manager · 50 Restaurants
Wir haben die Antworten.
Weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gern weiter.
Einen Termin vereinbarenWenn Sie mehrere Standorte betreuen – etwa Geschäfte, Restaurants, Hotels, Agenturen oder Verkaufsstellen –, können Sie mit Bob! Desk Dienstleister, Arbeitsaufträge, Audits, Compliance, Anlagen und Instandhaltung zentral verwalten und Ihre Abläufe vereinheitlichen. In einer 30-minütigen Demo zeigen wir Ihnen, wie sich die Plattform an Ihre Anforderungen im Arbeitsalltag anpasst.
Ihre Daten gehören zu 100 % Ihnen. Sie können sie jederzeit über native Exporte oder unsere offene und dokumentierte API exportieren. Europäisches Hosting, SSO und Compliance sind selbstverständlich.
Die Plattform ist in wenigen Stunden, nicht in Monaten, vollständig konfiguriert. Ein dedizierter CSM begleitet Sie vom Start bis zur Skalierung, mit personalisiertem Onboarding und Schulungsworkshops.
Mit 10 bis 12 großen Updates pro Jahr entwickelt sich Bob! Desk ständig weiter. Alle neuen Funktionen, die mit Ihren Modulen verbunden sind, sind in Ihrem Abonnement enthalten, sodass Sie kontinuierlich von den neuesten Verbesserungen ohne zusätzliche Kosten profitieren.
Bei Bob! Desk sind Support und Betreuung in Ihrem Abonnement enthalten, ohne Überraschungen oder Abrechnung pro Anfrage. Unser Modell ist darauf ausgelegt, Ihnen einen konstanten Service zu garantieren, unabhängig vom Umfang Ihrer Anfragen.
Ihre Instandhaltung im Griff – mit Bob! Desk.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen anhand Ihrer Standorte und Anwendungsfälle ganz konkret, was Bob! Desk für Ihre Teams verändert – unverbindlich.
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