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Imagine que trabaja para una empresa industrial o artesanal. Está sentado en su oficina, paseando por un almacén o haciendo funcionar una máquina en un taller de producción cuando ocurre algo inesperado. Quizás las luces del techo parpadean, el inodoro se desborda o se enciende una luz de advertencia.
¿Qué hace? ¿A quién llama? ¿Dispone de un procedimiento para gestionar una situación así, o se queda en la ignorancia? Aquí es donde un sistema de envío de solicitudes de mantenimiento sería increíblemente útil.
¿Qué es un sistema de solicitud de mantenimiento?
Un sistema de solicitud de mantenimiento es un software utilizado en una organización para enviar solicitudes de trabajos de mantenimiento al servicio de mantenimiento. Las solicitudes se suelen enviar a través de una aplicación web o móvil. La mayoría de los formularios de solicitud de mantenimiento son fáciles de usar, cortos y sencillos.
Uso de los sistemas de solicitud de mantenimiento
Los sistemas de solicitud de mantenimiento pueden utilizarse de diversas maneras, en función de la estructura de la organización y de sus necesidades de mantenimiento. A continuación, se presentan algunos ejemplos:
Una organización sin ánimo de lucro permite a los voluntarios enviar formularios de solicitud de mantenimiento cuando detectan reparaciones que deben realizarse. Un coordinador de voluntarios revisa las solicitudes, las aprueba y distribuye las órdenes de trabajo posteriores a los contratistas que realizan los trabajos. Los datos relativos a las órdenes de trabajo completadas se registran en el historial de órdenes de trabajo, lo que permite a los coordinadores voluntarios elaborar una lista de contratistas aceptables.
Los sistemas de solicitud de mantenimiento son utilizados por la producción en las empresas manufactureras que emplean un software de mantenimiento de fabricación, ya que les permiten informar rápida y fácilmente de los problemas de mantenimiento.
Los inquilinos de un complejo de apartamentos utilizan las solicitudes de mantenimiento para alertar a la dirección de la propiedad sobre problemas en su unidad, como un cortocircuito en un cable eléctrico, una fuga en el tejado o un quemador de la cocina que no se enciende.
En otros sectores, los clientes utilizan un sistema de solicitud de servicio para pedir que una empresa de servicios de mantenimiento externa realice un trabajo de mantenimiento.
Solicitudes de mantenimiento y GMAO
Un sistema para enviar solicitudes de mantenimiento es un componente beneficioso del software de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO). Las funciones de solicitud de mantenimiento de una GMAO facilitarán su proceso de gestión de mantenimiento y permitirán integrar más estrechamente a su equipo de mantenimiento con otros departamentos de su organización.
Formularios de solicitud de mantenimiento fáciles de usar: Un buen formulario de solicitud de mantenimiento es fácil de rellenar y enviar. Incluso aquellos que trabajan sin acceso a un ordenador de escritorio o portátil pueden enviar solicitudes desde su teléfono móvil o tableta.
Notificaciones automáticas: Tras el envío de una solicitud, se envían notificaciones a un grupo de direcciones de correo electrónico que usted elija. Las personas que reciben las notificaciones pueden revisar las solicitudes y determinar su nivel de prioridad.
Flexibilidad en la creación de órdenes de trabajo: Para filtrar las solicitudes de mantenimiento y gestionar la creación de órdenes de trabajo, muchos sistemas de solicitud de mantenimiento ofrecen la posibilidad de solicitar la aprobación de la dirección, lo que le permite filtrar cualquier solicitud duplicada o incompleta antes de que se convierta en una orden de trabajo.
Actualizaciones de estado: Las notificaciones relativas a las solicitudes se distribuyen a lo largo de todo el proceso, lo que facilita la comunicación entre los solicitantes y el personal de mantenimiento. Se envían actualizaciones a los solicitantes para que estén informados del estado de sus solicitudes.
Gestionar las solicitudes de mantenimiento con Bob! Desk
El sistema de gestión de solicitudes de servicio Bob!Desk ofrece una serie de funcionalidades fáciles de usar, incluida su interfaz sencilla y amigable. No es necesario ser un experto en informática para enviar con éxito un formulario de solicitud de mantenimiento. Todo lo que los solicitantes deben hacer es rellenar algunos campos y hacer clic en el botón «Enviar». Al ser una aplicación basada en la web, está disponible no solo en ordenadores de escritorio, sino también en dispositivos móviles. Cualquiera puede enviar una solicitud, ya sea en la oficina, en el taller de producción o en movimiento.
Bob! Desk puede configurarse para crear automáticamente órdenes de trabajo o pasar por un proceso de aprobación antes de que la solicitud se convierta en una orden de trabajo, lo que le ofrece una gran flexibilidad en su flujo de trabajo. Puede definir exactamente la información que desea que aparezca en cada solicitud e incluir otras instrucciones de envío personalizadas. La interfaz puede configurarse de la manera que mejor le convenga, incluidas las páginas de inicio e instrucciones. Solicite una demostración para obtener más información sobre Bob!Desk.
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