Del interés de disponer de un
software de seguimiento de mantenimiento
Seguimiento de mantenimiento, de acuerdo, pero ¿de qué mantenimiento hablamos?
Tanto si es una persona curiosa, usuaria principiante o experimentada de un software de seguimiento de mantenimiento, sin duda ya conoce las principales aplicaciones, pero dado que este artículo está dirigido al mayor número de personas, siempre es bueno recordarlas.
Para simplificar, el seguimiento de mantenimiento se centra en 2 elementos.
En cada elemento existen (en general) tres tipos de mantenimiento:
El mantenimiento de los lugares, que se subdivide en:
1) mantenimiento correctivo del lugar
2) mantenimiento preventivo reglamentario del lugar
3) mantenimiento preventivo no reglamentario del lugar
El mantenimiento de los equipos, que se subdivide en:
1) mantenimiento correctivo de los equipos
2) mantenimiento preventivo reglamentario de los equipos
3) mantenimiento preventivo no reglamentario de los equipos
- El mantenimiento correctivo curativo o, más simplemente, el mantenimiento curativo corresponde a una acción destinada a corregir un fallo. El fallo se define como una alteración o cese de la aptitud de un bien para cumplir la función requerida (extractos normas NF X 60-010). Un fallo puede ser parcial o total; en ese caso, generalmente se habla de avería.
- El mantenimiento preventivo es una operación generalmente (de hecho, siempre) realizada según un calendario definido bien por el cliente, bien por la normativa.
Existen, por tanto, dos tipos:
– Preventivo reglamentario: verificación de extintores, climatización, puertas automáticas,
instalaciones eléctricas, desenfumado, ascensores, aparatos de elevación, etc.
– Preventivo no reglamentario: engrase, paso regular en una tienda para
cambiar bombillas o volver a fijar elementos,
Ahora que hemos establecido las principales bases relativas al mantenimiento, entremos en materia.
Bueno saber:
Cuando se habla de un software de seguimiento de intervención, de reparación, se sobreentiende más generalmente un software de seguimiento de mantenimiento correctivo.
Bob! Desk integra estos dos tipos de mantenimiento para una mayor eficacia.
Antes de comprender cómo hacerlo mejor, veamos primero qué hay que hacer
Como hemos visto, el mantenimiento (sea cual sea su tipo) puede centrarse en un lugar y/o en varios equipos en ese lugar.
Así, cuando hay que gestionar
– varios lugares,
– varios equipos que requieren mantenimientos reglamentarios,
– varias empresas intervinientes,
– con, además, mantenimientos no reglamentarios…
..Uno puede encontrarse rápidamente con varios calendarios que crear, rellenar, verificar y actualizar. Además, hay que (si no se dispone de las herramientas) crearse recordatorios en la agenda para, por ejemplo, no perder las fechas límite que, en ciertos casos, son muy importantes por cuestiones de vida humana, de posibles daños, de responsabilidad, de pérdidas económicas, etc.
Agenda que ya debe estar bien llena si se es responsable de mantenimiento —y eso— sin contar las sorpresas.
El primer interés es permitir realizar un inventario del parque de equipos en el conjunto de los sitios, integrando, por ejemplo, una lista de verificación o nomenclatura de los materiales a inventariar para estar seguro de no pasar por alto ningún equipo.
El segundo interés reside en la optimización de las operaciones corrientes para el mantenimiento
preventivo, que son las siguientes:
– La creación de los tickets al inicio del periodo
– La asignación de los tickets a la empresa/colaborador correspondiente
– El envío de una solicitud de intervención a la empresa/colaborador correspondiente
– El envío de un recordatorio o de varios recordatorios
– La recopilación del feedback del interviniente y actualización del ticket
– El seguimiento de los rendimientos y la gestión de las levantamientos de reservas
– El cálculo y la optimización de los costes
Todavía se gestionan con demasiada frecuencia mediante hojas de cálculo y/o soluciones no adaptadas que cumplen su función pero que no son realmente eficaces.
De hecho, una parte todavía demasiado significativa de nuestros prospectos nos consultan para abandonar EXCEL u otra solución que a veces han desarrollado internamente durante largos periodos sin lograr eliminar el gran dolor y las acciones no automáticas.
El software de seguimiento de mantenimiento permite precisamente automatizarlas utilizando una función o un generador de mantenimiento. Este crea automáticamente el conjunto de intervenciones, recordatorios y relanzamientos.
Así, introduciendo algunos valores:
– Fecha de la última revisión
– Frecuencia de la revisión o mantenimiento
– Fecha del recordatorio (en D menos X antes del periodo límite)
– Fecha de fin (opcional, en caso de cierre, por ejemplo)
El 95 % del trabajo manual lo realiza la solución; es muy beneficioso y permite al responsable de mantenimiento concentrarse en las operaciones técnicas y/o
de optimización.
El esquema de optimización es el siguiente:
Interés n.º 1: Generar ahorro de tiempo para..
Interés n.º 2: liberarse de la carga mental para..
Interés n.º 3: centrarse en mejoras, optimizaciones para..
Interés n.º 4: hacer la organización y la empresa más segura, eficaz y eficiente
Para ir más allá
De hecho, cuanto mayor sea el volumen de tiempo dedicado a la gestión, mayor será el beneficio.
Sus beneficios son numerosos:
– Optimización de la productividad de los gestores
– Optimización de la productividad de los intervinientes
– Seguimiento simplificado de las intervenciones
– Ganancia en reactividad
– Reducción de costes gracias a una mejor visualización de los gastos
– Centralización de la información y simplificación del intercambio de conocimientos
– El Tiempo de Resolución Medio
– El tiempo de resolución 80 % – TD
– El tiempo medio antes de fallo o tasa de avería
– Reactividad ante las solicitudes
– Seguimiento de las solicitudes con alertas
– Seguimiento de las solicitudes por sector, por equipo
– Cuadros de mando y gráficos automáticos
Elegir bien la solución que conviene
Nuestro consejo para ayudarle a elegir mejor es el siguiente: siga la regla de las 4 «S». Esta le permitirá ganar tiempo, ya que la elección de una solución de gestión de mantenimiento no es trivial y siempre requiere cierto tiempo.
De acuerdo, pero ¿qué son las «4S»?
– Sector: Elija una solución que haya demostrado su eficacia en el sector
Hoy en día existe al menos un puñado de soluciones adecuadas y adaptadas a su sector. Por muy único que sea ;), sus necesidades sin duda son compartidas por otros. Evite, por tanto, las soluciones que prometen demasiado sobre los desarrollos futuros y/o que no parecen corresponder tras un primer análisis. El desarrollo de una solución eficiente no está al alcance de todos, siempre es costoso y consume tiempo.
– Simple: En el sector del mantenimiento es un calificativo poco común y, por tanto, valioso.
Una solución simple de utilizar indica un perfecto dominio del tema, por lo que es garantía de calidad. Einstein lo entendió bien al decir: «Si no puede explicar un concepto a un niño de seis años, es que no lo comprende completamente». Otro ejemplo: el iPhone, simple pero tremendamente potente.
Nuestro consejo: privilegie siempre la simplicidad frente a la exhaustividad funcional.
– Sofisticada: Simplicidad no significa simplista. Sea exigente.
Crear un ticket está bien. Poder transmitir automáticamente las solicitudes a los intervinientes está mejor. Poder hacer el seguimiento del rendimiento de estos en tiempo real está aún mejor.
Comparta sus sueños de soluciones e ideas; los editores que dominan su tema siempre están ávidos de consejos e ideas, aproveche para compartirlos.
– Simpática: alíe lo útil con lo agradable
El software de seguimiento de mantenimiento será su herramienta de gestión diaria; es
importante que le guste, que sea fluido y que la experiencia de usuario sea
agradable. La finura, una navegación intuitiva, poco o ningún tiempo de carga son también buenas señales.
Tómese su tiempo para elegir.
En lo que nos concierne:
Nuestros principales clientes son:
– Agencias Inmobiliarias y Administradores de fincas
– Responsables de mantenimiento y técnicos
– Redes de Tiendas, Restaurantes, Corners y Grandes Superficies
– Office Managers
Si busca una GMAO industrial, consulte a nuestro socio Mobility-Work.