Warum Sie eine
Wartungsmanagement-Software nutzen sollten
Wartungsmanagement – ok, aber von welcher Wartung sprechen wir?
Ob Sie neugierig sind, Einsteiger(in) oder erfahrene(r) Nutzer(in) einer Wartungsmanagement-Software: Sie kennen vermutlich bereits die wichtigsten Einsatzbereiche. Da sich dieser Artikel jedoch an möglichst viele richtet, ist es immer gut, sie noch einmal in Erinnerung zu rufen.
Vereinfacht gesagt umfasst das Wartungsmanagement 2 Elemente.
Für jedes Element gibt es (grob) drei Wartungsarten:
Die Wartung von Standorten, unterteilt in:
1) korrektive Instandsetzung des Standorts
2) gesetzlich vorgeschriebene präventive Wartung des Standorts
3) nicht gesetzlich vorgeschriebene präventive Wartung des Standorts
Die Wartung von Anlagen/Equipment, unterteilt in:
1) korrektive Instandsetzung der Anlagen
2) gesetzlich vorgeschriebene präventive Wartung der Anlagen
3) nicht gesetzlich vorgeschriebene präventive Wartung der Anlagen
- Die korrektive Instandsetzung oder einfacher die korrektive Wartung ist eine Maßnahme zur Behebung einer Störung. Eine Störung ist definiert als eine Beeinträchtigung oder das Ausbleiben der Fähigkeit eines Objekts, die erforderliche Funktion zu erfüllen (Auszüge aus der Norm NF X 60-010). Eine Störung kann teilweise oder vollständig sein; man spricht dann in der Regel von einem Ausfall.
- Die präventive Wartung ist ein Vorgang, der in der Regel (ehrlich gesagt: immer) nach einem festgelegten Zeitplan durchgeführt wird – entweder vom Kunden oder durch Vorschriften vorgegeben.
Es gibt also zwei Arten:
– Gesetzlich vorgeschriebene Prävention : Prüfung von Feuerlöschern, Klimaanlagen, Automatiktüren,
elektrischen Anlagen, Rauchabzug, Aufzügen, Hebezeugen usw.
– Nicht gesetzlich vorgeschriebene Prävention : Schmieren, regelmäßige Rundgänge im Geschäft, um
Glühbirnen zu wechseln oder Elemente wieder zu befestigen,
Nachdem wir die wichtigsten Grundlagen zur Wartung gelegt haben, kommen wir nun zum Kern des Themas.
Gut zu wissen:
Wenn man von einer Software zur Einsatz- oder Störungsbehebung spricht, meint man meist eine Software zur Nachverfolgung der korrektiven Wartung.
Bob! Desk vereint diese beiden Wartungsarten – für mehr Effizienz.
Bevor wir verstehen, wie es besser geht, schauen wir uns zuerst an, was zu tun ist
Wie wir gesehen haben, kann Wartung (unabhängig von der Art) einen Standort und/oder mehrere Anlagen an diesem Standort betreffen.
Wenn Sie also Folgendes verwalten müssen:
– mehrere Standorte,
– mehrere Anlagen mit gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen,
– mehrere Dienstleister,
– und zusätzlich nicht gesetzlich vorgeschriebene Wartungen…
…kann man schnell bei mehreren Kalendern landen, die erstellt, gepflegt, geprüft und aktualisiert werden müssen. Außerdem müssen Sie (wenn Ihnen die Tools fehlen) Erinnerungen in Ihrem Kalender anlegen, um z. B. keine Fristen zu verpassen, die in manchen Fällen aus Gründen der Sicherheit von Menschenleben, möglicher Schäden, Haftung, wirtschaftlicher Verluste usw. sehr wichtig sind.
Ein Kalender, der ohnehin schon gut gefüllt ist, wenn man für die Wartung verantwortlich ist – und das ganz ohne die Überraschungen.
Der erste Vorteil besteht darin, ein Inventar des Anlagenparks über alle Standorte hinweg zu erstellen – z. B. mit einer Checkliste oder Nomenklatur der zu inventarisierenden Geräte, damit Sie sicher nichts übersehen.
Der zweite Vorteil liegt in der Optimierung der laufenden Prozesse für die präventive
Wartung, und zwar:
– Tickets zu Beginn des Zeitraums erstellen
– Tickets dem zuständigen Dienstleister/Mitarbeitenden zuweisen
– eine Einsatzanfrage an den zuständigen Dienstleister/Mitarbeitenden senden
– eine oder mehrere Erinnerungen senden
– Feedback der ausführenden Person erfassen und das Ticket aktualisieren
– Performance nachverfolgen und Restmängel abarbeiten
– Kosten berechnen und optimieren
Sie werden noch viel zu oft über Tabellenkalkulationen und/oder ungeeignete Lösungen verwaltet, die zwar helfen, aber nicht wirklich effizient sind.
Tatsächlich kommen noch immer zu viele Interessenten zu uns, weil sie EXCEL oder eine andere Lösung verlassen möchten, die sie teils lange intern entwickelt haben – ohne dass damit der große Schmerz und die nicht automatisierten Aufgaben verschwunden wären.
Genau hier setzt eine Wartungsmanagement-Software an: Sie automatisiert diese Aufgaben mithilfe einer Wartungsfunktion bzw. eines Wartungsgenerators. Dieser erstellt automatisch alle Einsätze, Erinnerungen und Nachfassaktionen.
So reicht es, ein paar Werte einzugeben:
– Datum der letzten Prüfung
– Prüf- bzw. Wartungsintervall
– Erinnerungsdatum (in Tagen minus X vor der Frist)
– Enddatum (optional, z. B. bei einer Schließung)
95 % der manuellen Arbeit übernimmt die Lösung – das ist extrem hilfreich und ermöglicht es der/dem Wartungsverantwortlichen, sich auf technische und/oder
Optimierungsaufgaben zu konzentrieren.
Das Optimierungsschema sieht wie folgt aus:
Vorteil Nr. 1: Zeit gewinnen, um…
Vorteil Nr. 2: mentale Belastung reduzieren, um…
Vorteil Nr. 3: sich auf Verbesserungen und Optimierungen zu fokussieren, um…
Vorteil Nr. 4: Organisation und Unternehmen sicherer, effizienter und leistungsfähiger zu machen
Für noch mehr Informationen
Denn je größer das Zeitvolumen ist, das für die Verwaltung aufgewendet wird, desto größer ist der Nutzen.
Die Vorteile sind zahlreich:
– Produktivität der Verantwortlichen optimieren
– Produktivität der Ausführenden optimieren
– Einfache Nachverfolgung der Einsätze
– Mehr Reaktionsfähigkeit
– Kosten senken dank besserer Transparenz über Ausgaben
– Informationen zentralisieren und Wissensaustausch vereinfachen
– Durchschnittliche Lösungszeit
– Lösungszeit 80 % – TD
– Durchschnittliche Zeit bis zum Defekt bzw. Ausfallrate
– Reaktionsfähigkeit auf Anfragen
– Nachverfolgung von Anfragen mit Alerts
– Nachverfolgung von Anfragen nach Bereich, nach Anlage
– Automatische Dashboards und Diagramme
Die passende Lösung richtig auswählen
Unser Tipp, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern: Folgen Sie der 4‑„S“-Regel. Damit sparen Sie Zeit, denn die Wahl einer Wartungsmanagement-Lösung ist nicht trivial und dauert immer eine gewisse Zeit.
Ok, aber was sind die „4S“?
– Sektor: Wählen Sie eine Lösung, die sich in Ihrer Branche bewährt hat
Heute gibt es mindestens eine Handvoll guter Lösungen, die zu Ihrer Branche passen. So einzigartig Sie auch sind ;), Ihre Bedürfnisse teilen Sie vermutlich mit anderen. Vermeiden Sie daher Lösungen, die zu viel für zukünftige Entwicklungen versprechen und/oder nach einer ersten Analyse nicht zu passen scheinen. Eine leistungsfähige Lösung zu entwickeln ist nicht jedem gegeben, ist immer teuer und zeitaufwendig.
– Simple: In der Wartungswelt ist das ein seltenes, daher wertvolles
Prädikat. Eine einfach zu bedienende Lösung zeigt, dass das Thema perfekt beherrscht wird – ein echtes Qualitätsmerkmal. Einstein brachte es auf den Punkt: „Wenn Sie ein Konzept einem sechsjährigen Kind nicht erklären können, dann haben Sie es nicht vollständig verstanden.“ Ein weiteres Beispiel: das iPhone – einfach, aber unglaublich leistungsstark.
Unser Rat: Bevorzugen Sie immer Einfachheit statt funktionaler Vollständigkeit.
– Sophistiziert: Einfach bedeutet nicht simpel. Seien Sie anspruchsvoll.
Ein Ticket erstellen ist gut. Anfragen automatisch an Dienstleister zu übermitteln ist besser. Deren Performance in Echtzeit nachverfolgen zu können ist noch besser.
Teilen Sie Ihre Wunschvorstellungen und Ideen: Anbieter, die ihr Thema beherrschen, sind immer dankbar für Feedback und Anregungen – nutzen Sie das.
– Sympathisch: Verbinden Sie das Nützliche mit dem Angenehmen
Die Wartungsmanagement-Software wird Ihr tägliches Arbeitswerkzeug sein. Daher ist es
wichtig, dass sie Ihnen gefällt, flüssig läuft und die User Experience
angenehm ist. Feinschliff, intuitive Navigation sowie kurze oder keine Ladezeiten sind ebenfalls gute Zeichen.
Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl.
Über uns:
Unsere wichtigsten Kunden sind:
– Immobilienagenturen und Hausverwaltungen
– Wartungs- und Technikverantwortliche
– Filialnetze, Restaurants, Corners und Großflächen
– Office Manager
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