Il valore di avere un
software di monitoraggio della manutenzione
Monitoraggio della manutenzione, d’accordo, ma di che tipo di manutenzione stiamo parlando?
Che tu sia curioso, un principiante o un utente esperto di software di monitoraggio della manutenzione, probabilmente ne conosci già le principali applicazioni. Tuttavia, poiché questo articolo si rivolge a un pubblico vasto, è sempre utile ripassarle.
In parole povere, il monitoraggio della manutenzione si concentra su 2 elementi.
Per ogni elemento, esistono (grossomodo) tre tipi di manutenzione:
Manutenzione dei locali, che si suddivide in:
1) manutenzione curativa dei locali
2) manutenzione preventiva normativa dei locali
3) manutenzione preventiva non normativa dei locali
Manutenzione delle attrezzature, che si suddivide in:
1) manutenzione curativa delle attrezzature
2) manutenzione preventiva normativa delle attrezzature
3) manutenzione preventiva non normativa delle attrezzature
- La manutenzione curativa correttiva o più semplicemente manutenzione curativa corrisponde a un’azione volta a correggere un guasto. Un guasto è definito come un’alterazione o la cessazione della capacità di un bene di svolgere la funzione richiesta (estratti dalle norme NF X 60-010). Un guasto può essere parziale o totale, generalmente definito come rottura.
- La manutenzione preventiva è un’operazione generalmente (anzi, sempre) eseguita secondo un programma definito dal cliente o dalle normative.
Ne esistono quindi due tipi:
– Preventiva normativa: ispezione di estintori, aria condizionata, porte automatiche,
impianti elettrici, evacuazione fumi, ascensori, dispositivi di sollevamento, ecc.
– Preventiva non normativa: lubrificazione, visite regolari in un negozio per
cambiare lampadine o fissare nuovamente elementi,
Ora che abbiamo gettato le basi principali sulla manutenzione, entriamo nel vivo della questione.
Buono a sapersi:
Quando parliamo di software di monitoraggio degli interventi o di risoluzione dei problemi, intendiamo generalmente software di monitoraggio della manutenzione correttiva.
Bob! Desk integra entrambi i tipi di manutenzione per una maggiore efficienza.
Prima di capire come fare meglio, vediamo prima cosa bisogna fare
Come abbiamo visto, la manutenzione (indipendentemente dal tipo) può applicarsi a una sede e/o a diverse attrezzature all’interno di quella sede.
Quindi, quando si devono gestire
– più sedi,
– più attrezzature che richiedono manutenzione normativa,
– più fornitori di servizi,
– oltre alla manutenzione non normativa…
..ci si può ritrovare rapidamente con molteplici calendari da creare, compilare, controllare e aggiornare. Inoltre, è necessario (se non si dispone degli strumenti giusti) creare promemoria nella propria agenda, ad esempio, per evitare di mancare scadenze che sono, in alcuni casi, molto importanti per la sicurezza delle persone, potenziali danni, responsabilità, perdite economiche, ecc.
Un’agenda che deve essere già ben piena se sei un responsabile della manutenzione — e questo — senza contare gli imprevisti.
Il primo vantaggio è quello di consentire un inventario delle attrezzature in tutti i siti, ad esempio integrando una checklist o una nomenclatura dei materiali da inventariare per garantire che nessuna attrezzatura venga trascurata.
Il secondo vantaggio risiede nell’ottimizzazione delle operazioni di routine per la manutenzione
preventiva, che sono le seguenti:
– Creazione di ticket all’inizio del periodo
– Assegnazione dei ticket all’azienda / collaboratore competente
– Invio di una richiesta di intervento all’azienda / collaboratore competente
– Invio di uno o più promemoria
– Raccolta dei feedback dal tecnico e aggiornamento del ticket
– Monitoraggio delle prestazioni e gestione della risoluzione dei difetti
– Calcolo e ottimizzazione dei costi
Sono ancora troppo spesso gestiti tramite fogli di calcolo e/o soluzioni inadatte che forniscono il servizio ma non sono realmente efficienti.
In effetti, una quota ancora troppo significativa dei nostri potenziali clienti ci consulta per abbandonare EXCEL o un’altra soluzione che a volte hanno sviluppato internamente per lunghi periodi, senza eliminare i principali punti critici e le azioni non automatizzate.
Un software di monitoraggio della manutenzione consente proprio la loro automazione utilizzando una funzione di manutenzione o un generatore. Questo crea automaticamente tutti gli interventi, i promemoria e i seguiti.
Quindi, inserendo pochi valori:
– Data dell’ultima revisione
– Frequenza di revisione o manutenzione
– Data del promemoria (G meno X giorni prima della scadenza)
– Data di fine (opzionale, ad esempio in caso di chiusura)
Il 95% del lavoro manuale viene eseguito dalla soluzione, il che è estremamente vantaggioso e consente al responsabile della manutenzione di concentrarsi sulle operazioni tecniche e/o di
ottimizzazione.
Lo schema di ottimizzazione è il seguente:
Vantaggio n. 1: Generare risparmio di tempo per..
Vantaggio n. 2: liberare il carico mentale per..
Vantaggio n. 3: concentrarsi su miglioramenti e ottimizzazioni per..
Vantaggio n. 4: rendere l’organizzazione e l’azienda più sicure, efficienti e performanti
Per andare oltre
Infatti, maggiore è il volume di tempo dedicato alla gestione, maggiore è il beneficio.
I suoi vantaggi sono numerosi:
– Ottimizzazione della produttività dei manager
– Ottimizzazione della produttività dei tecnici
– Monitoraggio degli interventi semplificato
– Maggiore reattività
– Riduzione dei costi grazie a una migliore visualizzazione delle spese
– Centralizzazione delle informazioni e semplificazione della condivisione delle conoscenze
– Tempo medio di risoluzione (MTTR)
– Tempo di risoluzione dell’80% – RT
– Tempo medio tra i guasti o tasso di guasto
– Reattività alle richieste
– Monitoraggio delle richieste con avvisi
– Monitoraggio delle richieste per settore, per attrezzatura
– Dashboard e grafici automatici
Scegliere la soluzione giusta
Il nostro consiglio per aiutarti a scegliere meglio è seguire la regola delle 4 “S”. Questo ti farà risparmiare tempo perché scegliere una soluzione di gestione della manutenzione non è banale e richiede sempre un po’ di tempo.
D’accordo, ma cosa sono le “4S”?
– Settore: Scegli una soluzione collaudata nel tuo settore
Oggi esistono almeno una manciata di soluzioni adatte e adattate al tuo settore. Potresti essere unico ;), ma le tue esigenze sono senza dubbio condivise da altri. Pertanto, evita le soluzioni che promettono troppo in sviluppi futuri e/o che non sembrano adatte dopo un’analisi iniziale. Sviluppare una soluzione ad alte prestazioni non è per tutti, è sempre costoso e richiede tempo.
– Semplice: Nel settore della manutenzione, questo è un aggettivo raro e quindi prezioso.
Una soluzione facile da usare indica una perfetta padronanza dell’argomento, il che è garanzia di qualità. Einstein lo aveva capito bene dicendo: “Se non lo sai spiegare a un bambino di sei anni, non lo capisci nemmeno tu”. Un altro esempio, l’iPhone: semplice ma incredibilmente potente.
Il nostro consiglio: privilegia sempre la semplicità rispetto all’esaustività funzionale.
– Sofisticata: Semplicità non significa semplicismo. Sii esigente.
Creare un ticket è bene. Poter trasmettere automaticamente le richieste ai tecnici è meglio. Poter monitorare le loro prestazioni in tempo reale è ancora meglio.
Condividi i tuoi sogni e le tue idee sulla soluzione; gli editori che padroneggiano la loro materia sono sempre desiderosi di consigli e idee, quindi approfittane per condividerli.
– Simpatica: unisci l’utile al dilettevole
Il software di monitoraggio della manutenzione sarà il tuo strumento di gestione quotidiana, quindi è
importante che ti piaccia, che sia fluido e che l’esperienza utente sia
piacevole. Finezza, navigazione intuitiva, tempi di caricamento minimi o nulli sono anch’essi buoni segni.
Prenditi il tuo tempo per scegliere.
Chi siamo:
I nostri clienti principali sono:
– Agenzie immobiliari e amministratori di condominio
– Responsabili della manutenzione e responsabili tecnici
– Catene di vendita al dettaglio, ristoranti, corner e supermercati
– Office Manager
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