Wie optimiert man Interventionsberichte?

1. Ist es wirklich sinnvoll, Interventionsformulare zu erstellen?

Bevor wir uns mit den Details zur Erstellung von Einsatzberichten befassen, nehmen wir uns die Zeit zu prüfen, ob die Erstellung von Einsatzprotokollen für Ihr Unternehmen wirklich nützlich wäre. Es wäre schade, all das umsonst zu tun, wenn es Sie nicht betrifft 😉
Dazu werden wir eine kleine Bestandsaufnahme der praktischen Vorteile, der geschäftlichen Vorteile und der betroffenen Branchen machen.

Praktische Vorteile

Hier ist eine nicht erschöpfende Liste guter Gründe, einen Interventionsschein für das Interventionsteam zu verwenden:

➡️ Anpassung an die Bedürfnisse vor Ort,
➡️ Wesentlich einfacherer Kundendienst,
➡️ Möglichkeiten für Warnungen und sofortige Benachrichtigungen,
➡️ Mobile Techniker können auf Formulare zugreifen,
➡️ Vereinfachtes Management von Dienstleistern und Subunternehmern,
➡️ Einfachere und schnellere Wartungsmaßnahmen,
➡️ Vereinfachte Mobilität mit den Informationen aus den Formularen,
➡️ Optimierte Installation und präventive/kurative Wartung

Geschäftliche Vorteile

Abgesehen davon, dass die vereinfachte Arbeit für die Interventionsteams eines der Hauptprobleme für Wartungsverantwortliche oder allgemeiner für das Unternehmen ist, bereichern weitere spezifische geschäftliche Vorteile diese lange Liste:

➡️ Leistung der technischen Teams,
➡️ Präzise erfasste Daten,
➡️ Möglichkeit zur Nachverfolgung der Interventionszeiten,
➡️ Präzise Bestandsverwaltung,
➡️ Besser informierter Wartungsverantwortlicher,
➡️ Vereinfachte Nachverfolgung zwischen Außendienst und Verantwortlichen
➡️ Für alle zugängliches Verwaltungstool,
➡️ Optimale Verwaltungslösung für den Wartungsdienst

Betroffene Branchen

Natürlich gibt es keine Branchenbeschränkung, es gibt lediglich Branchen, die stärker betroffen sind als andere – alles hängt von der Konfiguration und den angestrebten Zielen ab:

check circle icon Alle Arten von technischen Unternehmen, die Installationen/Wartung/Verwaltung von Standorten oder Anlagen für ihre Kunden durchführen. Dies ermöglicht detailliertere und präzisere Informationen für die Kunden, mit einer einfacheren Nachverfolgung im Laufe der Zeit für die Techniker und somit eine zufriedenere Beziehung zwischen Kunde und technischem Service!
z. B.: Wartung, Arbeiten, Sanitär, Elektrik, IT, Reinigung, Kundendienst, Maschineninstallation, Baustelle, Bau, Kältetechnik, Wartung sensibler Standorte, Klimatisierung, Heizung, Schwimmbadtechnik, Techniker usw.
check circle icon Ebenfalls betroffen sind Unternehmen mit einem Wartungsdienst, der mehrere Verantwortliche und Wartungstechniker umfasst und mehrere Standorte oder eine beträchtliche Liste von Anlagen verwalten muss. Dies ermöglicht eine bessere Nachverfolgung im Laufe der Zeit und eine bessere Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen.
z. B.: Ladenketten, Handelsflächen, Fitnessstudios, Vergnügungsparks, Büroimmobilien, Tertiärbereich, Immobilienverwaltung, Logistikstandorte, Bildungseinrichtungen, öffentliche Einrichtungen, Stadien, Franchisenehmer usw.

2. Wie verfasst man einen Wartungsinterventionsschein?

Gut, wir sind von der Verwendung dieser Interventionsscheine überzeugt (als ob man Sie wirklich überzeugen müsste 😉)… Nun kommen wir zum Kern der Sache: seiner Erstellung. Um Interventionsberichte zu optimieren, ist der erste Schlüsselpunkt die darin enthaltenen Daten. Zusammengefasst müssen dort die Informationen zum Kunden und die zur Aufgabe zu finden sein, um die Arbeit des Interventionsteams zu vereinfachen.

Auf dem Interventionsschein sollten fast immer folgende Angaben stehen:

• der Ort: der genaue Standort der Intervention, dies ist die wichtigste Information, da sie es dem Interventionsteam ermöglicht, sich vor Ort zu begeben, und auch ermöglicht, die Touren optimal zu definieren
• die Kontaktdaten des Kunden: Der Interventionsteam kann den Namen und einige Informationen des Ansprechpartners vor Ort benötigen, wie seine Telefonnummer oder sein Gebäude
• der Zugang zum Interventionsort: Gebäudeeingang, Türcode, Zugang zum Untergeschoss, Name, nach dem an der Rezeption zu fragen ist usw., um Touren zu optimieren und keine Zeit zu verlieren
• Datum und Uhrzeit der Intervention: Der Interventionsschein muss mindestens die vom Kunden gewählte Uhrzeit angeben und möglichst die geschätzte Dauer
• die Beschreibung der Intervention: Grund der Intervention (präventiv, kurativ, sicherheitsrelevant usw.), mit den genauen Details der spezifischen Einschränkungen, den Details des betroffenen Ortes oder der Anlage und der Dringlichkeit
• das erforderliche Material und Kleinmaterial: erforderliche Ausrüstung (spezifischer Schlüssel, Leiter usw.), Ersatzteile (unter Angabe der entnommenen Anzahl) usw.
• die beigefügten zusätzlichen Dokumente: Standortplan, Anlagendaten, Schaltpläne, Anleitungen, QR-Code, Kundennotizen, Fotos usw.
• der Verlauf Kunde/Ort oder Anlage: vorherige Interventionsberichte und bereits durchgeführte Maßnahmen
• die spezifischen Daten für Ihr Team und Unternehmen: Die oben genannten Daten sind die Daten, die man unabhängig vom Unternehmen, das sie erstellt, finden kann. Je nach Team können Sie spezifische Informationen hinzufügen, Codes, Abkürzungen usw. – vergessen Sie diese nicht.

Nach der Intervention haben Sie auch zusätzliche Daten hinzuzufügen, um eine vollständige Nachverfolgung und einen vollständigen Bericht zu gewährleisten:

• der Bericht: detaillierte Beschreibung der durchgeführten Maßnahmen – Gründe bei Abweichung von der geplanten Maßnahme
• Fotos: wenn die Intervention sich dafür eignet und wenn dies zusätzliche Informationen liefert
• die verwendeten Teile: die tatsächlich während der Intervention verwendeten Teile notieren
• die Empfehlungen: wenn eine Nachverfolgung empfohlen wird, die Frist, die erforderlichen Teile und die durchzuführende zusätzliche Intervention detaillieren
• die beigefügte Rechnung: eine Kopie, um ein vollständiges Dossier zu haben

3. Welche Art von Interventionsbericht für Ihren Wartungsdienst und Ihr technisches Unternehmen?

Zu wissen, was man in den Bericht aufnimmt, ist der erste Schritt des Prozesses. Der zweite Schritt besteht darin, zu definieren, welche Art von Interventionsbericht für Ihr Unternehmen und insbesondere Ihr Team erforderlich ist.

Zunächst muss man zwei Arten von Tätigkeiten klar unterscheiden:
➡️ die eines technischen Unternehmens, wie Elektrik, Sanitär, Elektronik, allgemeine Wartung usw.
Die Interventionsberichte dienen in diesem Fall hauptsächlich der Nachverfolgung von Interventionen und dem Kundenmanagement. Die Anzahl der Kunden mit verschiedenen Standorten kann sehr hoch sein mit sehr unterschiedlichen Problemstellungen. Interventionsberichte dienen in diesem Fall als Verbindungsglied zu den Kunden, als Verlauf, aber auch als Kommunikation zwischen dem Außendienstteam und/oder dem Team am Hauptsitz.
➡️ die eines internen Wartungsdienstes, der in ein Unternehmen integriert ist. Die Besonderheit des Tools besteht in diesem Fall eher darin, Installationen und Standorte nachverfolgen zu können, zwischen den Teams zu kommunizieren und für Entscheidungen notwendige Daten zu sammeln, wie z. B. eine Maschine zu ersetzen, ein Dach zu erneuern usw.

Bei der Wahl der Art der Interventionsberichte muss man sich also unbedingt auf diese Daten stützen. Design und Klarheit sind äußerst wichtig, wenn Sie ihn beispielsweise an einen Kunden senden müssen. Und für das Unternehmen intern können bestimmte Arten sensibler Daten dort erfasst werden, da sie innerhalb des Unternehmens bleiben.
Die Anzahl der Personen im Team kann ebenfalls ein zu berücksichtigender Faktor sein, denn wenn Sie Papierberichte haben und diese von Hand zu Hand weitergegeben werden, besteht das Risiko, dass sie beschädigt werden oder verloren gehen. Für ein Team von zwei Personen kann dies in Betracht gezogen werden.

4. Vorlagen, Beispiele und Auswahl

Für mehr Präzision zu jedem Modell finden Sie hier die wichtigsten Vor- oder Nachteile für jede Art von Interventionsbericht:

Papier-Interventionsbericht

Vorteile:
Interventionsbericht leicht zugänglich für alle Personen, die mit IT-Tools nicht vertraut sind, die nicht über die geeigneten Tools wie Smartphone verfügen oder für sehr kleine Strukturen.

Nachteile:

• mögliche Schwierigkeiten beim Lesen des Interventionsscheins,
• zusätzliche vollständige Erfassung der Rechnung separat,
• wenn Sie ein Berichtsheft haben, muss es ständig zwischen den Interventionsteams zirkulieren, um im Laufe der Interventionen ausgefüllt zu werden, dies führt zu zusätzlichen Organisationsschwierigkeiten und einem Risiko des Vergessens,
• begrenzter Platz zum Schreiben des Berichts und der Notizen, keine Möglichkeit, Fotos, QR-Code oder Geolokalisierung einfach hinzuzufügen
• die Archivierung und Suche nach alten Berichten ist sehr mühsam und nimmt Platz ein
• Anschaffungskosten der Hefte sind ein nicht zu vernachlässigendes Budget,
• und wenn Sie sich entscheiden, Papierberichte zu drucken, ist dies angesichts der erforderlichen Anzahl nicht sehr ökologisch,
• außerdem sind die Kosten für Papier und Drucker eine erhebliche Belastung für das Unternehmen,
• und wenn für eine meilleure Organisation die Interventionsberichte manuell neu erfasst werden müssen, kann sich dies als mühsam erweisen,

Kurz gesagt, das Fehlerrisiko ist bei dieser Methode sehr hoch, sie kann vorübergehend oder für eine kleine Struktur mit wenigen Interventionen geeignet sein.

Interventionsbericht Excel/Word/PDF

Vorteile:

Es ist kostenlos, außer Druck (Papier und Tinte)

• kostenlos, wenn man den Druck und die Lizenzkosten nicht mitzählt,
• das Vorhandensein der Software auf allen Computern,
• die Lesbarkeit der erfassten Informationen,
• die Möglichkeit, Formeln zu erstellen, um Zellen automatisch auszufüllen und die Rechnung zu generieren.

Nachteile:

• mögliche Schwierigkeiten beim Lesen des Technikers,
• das Senden einer Kopie an den Kunden,
• die vollständige Erfassung der Rechnung,
• der begrenzte Platz für Notizen,
• die Archivierung und Suche nach alten Scheinen (es sei denn, sie werden digitalisiert)
• die Erfassung der Tabelle nach der Intervention (hohe Fehler- und Verzögerungsmarge),
• die wenig kollaborative Dimension (die Tabelle muss zwischen dem Interventionsteam und dem Planer geteilt werden, der ihm idealerweise Zugriff auf bestimmte Zellen ermöglichen, aber den Zugriff auf andere verbieten sollte),
• die Notwendigkeit einer Schulung bei fortgeschrittener Nutzung der Excel-Funktionen,
• die Erfassung der Unterschrift auf einem separaten Medium oder nachträglich,
• der Export im PDF-Format und dann die Archivierung.

Digitaler, dematerialisierter Interventionsbericht

Vorteile:

Schluss mit Papier und den damit verbundenen Verlusten! Schluss mit Vergessen oder Fehlern bei der Übertragung außerhalb des Standorts mit Excel!
Die Informationen sind zuverlässig, lesbar, vollständig, verwertbar und am Hauptsitz oder am Interventionsort leicht zugänglich, mit Aktualisierung in Echtzeit.

Die Möglichkeit, das Tool entsprechend den Bedürfnissen der Tätigkeit und des Teams zu parametrieren, ist eine echte Veränderung, angepasst an interne Prozesse mit beispielsweise vorausgefüllten Feldern zur Erleichterung der Erfassung durch die Mitarbeiter oder auch die Möglichkeit, die Touren der Außendiensttechniker dank Standortbestimmung und Kalender zu optimieren.

Kurz gesagt:
✅ 30 % Zeitersparnis bei der Verwaltung von Interventionen
✅ Ende der Doppelerfassung, verlorener Dokumente
✅ Kollaboratives Tool für bessere Kommunikation im Team am Hauptsitz und im Außendienst
✅ Reporting, Rechnungsstellung und Lohnabrechnung werden erleichtert, Schluss mit Streitigkeiten
✅ Kundenbindung mit einem modernen und transparenten Tool

Nachteile:

Die meisten CMMS-Software-Tools sind kostenpflichtig, aber die Gewinne an Zeit, Produktivität und Zuverlässigkeit kompensieren die Investition bei Weitem.

⭐️ Gut zu wissen: Einige Lösungen für Interventionsmanagement bieten kostenlose Versionen an, die jedoch hinsichtlich Benutzern und Funktionen begrenzt sind.

5. Digitalisierter Interventionsbericht Bob! Desk

Die Interventionsberichte von Bob! Desk wurden für und von Technikern entwickelt! Mit:

✅ vorausgefüllten Feldern
✅ Unterschrift vor Ort auf den Interventionsscheinen
✅ Aktualisierung der Berichte und Notizen in Echtzeit
✅ Hinzufügen von Fotos oder Dokumenten
✅ integriertem Kalender für mehr Flexibilität,
✅ mit einem Klick zugänglichen Kundenakten
✅ und automatisch neu planbaren Wartungen,

Bob! Desk ist die Lösung für ein produktives Team und immer zufriedenere Kunden!

Entdecken Sie alle Funktionen, die speziell für Sie entwickelt wurden, die CMMS-Software für technische Unternehmen!

Skalierbare Lösung, 100 % online zugänglich, die CMMS-Software Bob! Desk ist eine einfache und moderne SaaS-Lösung für kurative und präventive Wartungsverwaltung für Ihre Kunden, Gebäude und Anlagen. Sie ermöglicht es, Interventionsanfragen effizient zu bearbeiten, die Wartung zu automatisieren, Techniker zu verwalten und Tickets nachzuverfolgen.

Direkt ohne Installation zugänglich, ist das Tool benutzerzentriert, mit einer intuitiven Plattform und kontinuierlichen Updates, um sich an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen. Ob Sie 2 oder 850 Kunden haben, Bob! Desk ermöglicht Ihnen eine umfassende Übersicht über alle kurativen und präventiven Interventionen, unabhängig vom Sektor.

Bob! Desk sammelt, organisiert, automatisiert und vereinfacht alle Ihre Maßnahmen. Sie gewinnen Zeit, Qualität und sparen Kosten!

– Hauptfunktion: Verschiedene dedizierte Oberflächen: Techniker, Dienstleister, Kunde, Buchhaltung, aber auch eine öffentliche Oberfläche für eine schnellere Erfassung durch Mitarbeiter oder Ansprechpartner, die kein Konto benötigen.
– Schwäche: Wenn Sie nicht vorhaben, sich den Alltag zu vereinfachen, indem Sie effizienter werden, ist dies nichts für Sie 🙂

6. Optimierung der Interventionsberichte, Zusammenfassung

Die Verwendung von Interventionsberichten ermöglicht es Ihnen, die Nachverfolgung präventiver Wartungen oder kurativer Wartungen Ihrer Kunden zu optimieren und somit einen besseren Kundenservice anzubieten.
Es ermöglicht Ihren Außendienstteams auch eine optimale Organisation und eine bessere Kommunikation mit den Teams am Hauptsitz.
Schließlich wird für die Buchhaltungsabteilung die Rechnungsstellung und die Nachverfolgung von Streitigkeiten dank der Kommentare und Unterschriften wesentlich einfacher.

Um auf die nächste Stufe zu gelangen, empfehlen wir Ihnen CMMS-Software, die an technische Unternehmen angepasst ist, bei der Kommunikation und Aktualisierung der Interventionsberichte in Echtzeit erfolgen, eine Bearbeitung und Unterschrift der Kunden direkt in der Anwendung, keine Verluste oder Verzögerungen mehr! Außerdem müssen Ihre Teams nicht mehr nach den Geschäftszeiten arbeiten, um die Daten zu aktualisieren, außerdem ist die Verwendung super einfach, sodass sich alle auf der Oberfläche wohlfühlen. Sie haben unbegrenzten Zugriff auf den Verlauf der Kundeninterventionen, mit Fotos, Notizen und technischen Dokumenten.

Kurz gesagt, Ihre Kunden und Ihre Teams werden es Ihnen danken!