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Per molto tempo, il foglio di calcolo Excel è stato la principale soluzione informatica per la gestione della manutenzione. Tuttavia, i progressi tecnologici hanno portato allo sviluppo di software specificamente progettati per la GMAO (Gestione della Manutenzione Assistita da Calcolatore), con funzionalità più avanzate.
Eppure, molte aziende utilizzano ancora Excel o altre soluzioni a foglio di calcolo per gestire la propria manutenzione invece di un software dedicato. Perché? Stanno facendo la scelta giusta? Questo articolo fornisce tutte le indicazioni necessarie per scegliere tra Excel e un software GMAO per gestire le tue attività di manutenzione.
Vantaggi e svantaggi della gestione della manutenzione in Excel
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Iniziare a usare un file Excel per supervisionare la manutenzione è spesso il primo passo nella digitalizzazione dei servizi tecnici. Questo metodo fa risparmiare tempo prezioso rispetto ai file cartacei, ma presenta anche una serie di limitazioni.
Vantaggi della manutenzione in Excel
La gestione della manutenzione può talvolta essere gestita semplicemente con un file Excel sufficientemente completo per registrare i programmi di ispezione dei tecnici per un asset e vari altri elementi chiave necessari per il monitoraggio: gestione del registro degli asset, tracciamento dell’inventario, panoramica del carico di lavoro rispetto alle risorse di personale, ecc.
Excel è il coltellino svizzero di Microsoft. Ideale per riportare risultati, eseguire analisi, pianificare ordini di lavoro o persino gestire interi processi, ha punti di forza innegabili.
Il vantaggio più evidente dell’utilizzo di un foglio di calcolo per la manutenzione è la facilità di configurazione. Non è necessario essere esperti di fogli di calcolo per implementare uno strumento di base per il monitoraggio degli ordini di lavoro di manutenzione. Per le piccolissime imprese che cercano di migliorare la gestione della manutenzione a un costo accessibile, Excel è lo strumento più accessibile: in primo luogo perché è “gratuito” (poiché, nella maggior parte dei casi, lo hanno già acquistato) e in secondo luogo perché possono usarlo senza assumere un fornitore esterno o formare i propri dipendenti.
Inoltre, questo strumento offre una grande flessibilità per fornire qualsiasi tipo di informazione, è più facile da condividere con un collega rispetto a un file cartaceo e né il file né il software rischiano di diventare obsoleti molto rapidamente.
Svantaggi della manutenzione in Excel
Tuttavia, il famoso foglio di calcolo di Microsoft presenta svantaggi significativi.
Un impatto negativo sulla produttività
Il primo svantaggio di Excel è il suo impatto negativo sulla produttività del team. L’elaborazione, la gestione e l’analisi dei dati richiedono molto tempo una volta raggiunto un certo volume. Inoltre, il rischio di errori è piuttosto elevato, il che influisce sull’affidabilità dei dati e sul modo in cui vengono utilizzati.
Sebbene un foglio di calcolo per la manutenzione sia l’opzione più economica a breve termine, è rigido e non risponde a ciò che accade nel tuo sito. Di conseguenza, la sua capacità di ridurre al minimo i costi associati ai tempi di inattività, allo stoccaggio dei pezzi di ricambio e ai tempi di reportistica gestionale è, nel migliore dei casi, limitata.
Un software GMAO snellisce e automatizza tutto questo, e molte soluzioni possono essere personalizzate per adattarsi ai tuoi processi di manutenzione, indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione. Una GMAO può essere implementata efficacemente da qualsiasi azienda in qualsiasi settore di mercato per una gestione efficiente degli asset.
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