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Die Tabellenkalkulation Excel war lange Zeit die wichtigste IT-Lösung für das Wartungsmanagement. Doch der technologische Fortschritt hat zur Entwicklung von Software geführt, die speziell für CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) konzipiert wurde und über erweiterte Funktionen verfügt.
Dennoch verwenden viele Unternehmen immer noch Excel oder andere Tabellenkalkulationslösungen zur Verwaltung ihrer Wartung, anstatt eine spezielle Software. Was sind die Gründe dafür? Treffen sie die richtige Wahl? Dieser Artikel gibt Ihnen alle Anhaltspunkte, um zwischen Excel und einer CMMS-Software für die Verwaltung Ihrer Wartungsaktivitäten zu wählen.
Die Vor- und Nachteile des Wartungsmanagements mit Excel
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Die Verwendung einer Excel-Datei zur Überwachung der Wartung ist oft der erste Schritt zur Digitalisierung technischer Dienste. Diese Methode spart im Vergleich zu Papierakten wertvolle Zeit, bringt aber auch eine Reihe von Einschränkungen mit sich.
Die Vorteile der Wartung mit Excel
Das Wartungsmanagement kann manchmal einfach mit einer recht umfassenden Excel-Datei erfolgen, um die Kontrollplanung der Techniker für eine Anlage und verschiedene andere wichtige Elemente zur Nachverfolgung zu erfassen: Fuhrparkverwaltung, Bestandsverfolgung, Überblick über die Arbeitslast im Verhältnis zu den Personalressourcen usw.
Excel ist das Schweizer Taschenmesser der Microsoft-Software. Ideal zum Berichten von Ergebnissen, Analysieren, Planen von Einsätzen oder sogar zum Verwalten ganzer Prozesse, besitzt es unbestreitbare Qualitäten.
Der offensichtlichste Vorteil der Verwendung einer Tabellenkalkulation für die Wartung ist, dass sie einfach einzurichten ist. Man muss kein Tabellenkalkulationsexperte sein, um ein grundlegendes Tool zur Nachverfolgung von Wartungseinsätzen einzusetzen. Für kleine und mittlere Unternehmen, die ihr Wartungsmanagement zu erschwinglichen Kosten verbessern möchten, ist Excel das am besten geeignete Tool, zum einen, weil es „kostenlos“ ist (da sie es meistens bereits gekauft haben), und zum anderen, weil sie es ohne externe Dienstleister oder Schulung ihrer Mitarbeiter nutzen können.
Darüber hinaus bietet dieses Tool eine große Flexibilität bei der Bereitstellung jeglicher Art von Informationen, es ist einfacher an einen Kollegen weiterzugeben als eine Papierakte, und weder die Akte noch die Software laufen Gefahr, sehr schnell zu veralten.
Die Nachteile der Wartung in Excel
Die bekannte Microsoft-Tabellenkalkulation weist jedoch erhebliche Nachteile auf.
Ein negativer Einfluss auf die Produktivität
Der erste Nachteil von Excel ist sein negativer Einfluss auf die Produktivität der Teams. Die Verarbeitung, Verwaltung und Analyse von Daten nimmt viel Zeit in Anspruch, sobald sie ein bestimmtes Volumen erreichen. Darüber hinaus ist das Fehlerrisiko recht hoch, was die Zuverlässigkeit der Daten und deren Nutzung beeinträchtigt.
Obwohl eine Wartungstabelle kurzfristig die günstigste Option ist, ist sie starr und reagiert nicht auf das, was in Ihrer Einrichtung geschieht. Ihre Fähigkeit, die Kosten im Zusammenhang mit Ausfallzeiten, der Lagerung von Ersatzteilen und der Berichtszeit des Managements zu minimieren, ist bestenfalls gering.
Eine CMMS-Software rationalisiert und automatisiert all dies, und viele Lösungen können an Ihre Wartungsprozesse angepasst werden, unabhängig von der Größe Ihrer Organisation. Eine CMMS-Software kann von jedem Unternehmen in jeder Branche effektiv für ein effizientes Asset Management eingesetzt werden.
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